Bagaimana cara mencegah tagihan balik?

Tagihan balik, juga terkadang dikenal sebagai sengketa pembayaran, dimaksudkan sebagai bentuk perlindungan pemegang kartu karena memungkinkan pemegang kartu untuk membantah kemungkinan tagihan yang tidak sah. Tagihan balik dapat terjadi karena beberapa alasan seperti: pemegang kartu mengajukan klaim kepada lembaga keuangannya bila mereka tidak puas dengan pembeliannya dan tidak dapat menyelesaikan masalah ini dengan pedagang, atau bila mereka mengklaim bahwa transaksi telah diproses tanpa otorisasi mereka.

Sebagai pedagang, penting untuk mengetahui cara mengurangi tagihan balik yang sah dan menghilangkan tagihan balik yang tidak sah. Berikut beberapa cara untuk mencegah tagihan balik:

• Jika memungkinkan, bertransaksi secara langsung: Aktivitas tidak sah lebih mungkin terjadi jika transaksi dilakukan tanpa kartu fisik. Bertransaksi secara langsung, sambil mengikuti praktik terbaik seperti mengumpulkan tanda tangan dan memeriksa kartu apakah ada tanda-tanda gangguan (misalnya, garis magnet yang rusak, hologram yang tidak biasa), dapat secara signifikan mengurangi kemungkinan pembayaran dan tagihan balik yang tidak sah.
• Hindari transaksi yang dimasukkan secara manual: Transaksi yang dimasukkan secara manual dapat meningkatkan risiko. Jika memungkinkan, mintalah pemegang kartu melakukan pembayaran secara online atau kirimkan tautan pembayaran online kepada mereka.
• Jelaskan kebijakan pengembalian dana / pembatalan dengan jelas: Pastikan kebijakan pengembalian dana dan pembatalan Anda jelas dan mudah ditemukan. Idealnya, proses pengembalian dana Anda harus lebih mudah dan lugas daripada proses pengajuan tagihan balik.
• Pastikan Anda memiliki kebijakan pemenuhan yang transparan: Jika Anda tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan seperti yang dijelaskan dalam kebijakan pemenuhan Anda, sebaiknya beri tahu pelanggan Anda tentang penyesuaian garis waktu untuk menghindari perselisihan:
  • Jika Anda mengirimkan produk ke pelanggan, mereka harus mengetahui waktu pengiriman produk mereka.
  • Jika produk Anda sedang dalam pemesanan di awal, pelanggan Anda harus diberi tahu tentang hal ini sebelum melakukan pembelian.
  • Jika Anda menyediakan layanan kepada pelanggan, pelanggan harus mengetahui jadwal Anda untuk memenuhi layanan ini.
• Jelaskan produk dan layanan dengan jelas: Pemegang kartu tidak menerima apa yang diharapkan adalah salah satu alasan paling umum mereka mengajukan tagihan balik. Deskripsi produk dan layanan yang jelas membantu mencegah hal ini: berikan foto dari berbagai sudut dan sertakan informasi tentang kualitas, warna, ukuran, berat, dan waktu pemrosesan. Menambahkan informasi tentang apa yang tidak disertakan bisa menjadi sama pentingnya dengan apa yang disertakan.
• Kurangi kecemasan selama waktu pemrosesan: Jelaskan dengan jelas jangka waktu pemrosesan selama proses pembayaran sehingga pemegang kartu mengetahui kapan produk mereka akan dikirim.
• Permudah pelanggan untuk menghubungi Anda: Sediakan beberapa titik kontak sehingga pemegang kartu dapat menghubungi Anda sesuka mereka. Jika Anda mengalami penundaan waktu respons, ini juga harus dijelaskan dengan jelas bersama informasi kontak Anda. Jika Anda sulit dihubungi, mereka mungkin akan menghubungi banknya.
• Periksa deskriptor penagihan: Jalankan uji transaksi dan periksa laporan mutasi bank Anda untuk melihat apa yang akan dilihat pemegang kartu saat membeli. Periksa laporan mutasi di situs web bank Anda, bukan di aplikasi, yang mungkin tidak akurat. Pastikan nama bisnis Anda benar untuk mengurangi tagihan balik dari pemegang kartu yang mungkin tidak mengenali transaksi tersebut.
• Pastikan tagihan akurat: Periksa kembali jumlah transaksi sebelum menagih untuk menghindari kesan penagihan berlebihan atau praktik penagihan yang menipu.
• Jangan jalankan kembali tagihan pada kartu yang ditolak: Jika kartu ditolak, minta pemegang kartu untuk metode pembayaran yang berbeda atau minta mereka menghubungi penerbit kartu mereka. Beberapa transaksi yang ditolak dapat berdampak pada reputasi pedagang Anda.
• Simpan catatan rinci setiap transaksi: Catatan rinci tentang transaksi sangat berharga saat memenangkan sengketa tolak bayar. Menepati perjanjian tertulis atau pengakuan digital atas interaksi antara Anda dan pelanggan dapat membantu melindungi bisnis Anda. Informasi yang mungkin diminta selama sengketa dapat mencakup, namun tidak terbatas pada:
  • Faktur / resi pesanan yang ditandatangani yang berisi rincian pesanan dan informasi pemegang kartu
  • Bukti pengiriman atau bahwa layanan telah diberikan
  • Bukti bahwa pemegang kartu mengetahui kebijakan pembatalan / pengembalian dana pada saat penjualan
  • Buktikan bahwa kredit telah dikeluarkan
• Waspadai pemberitahuan tagihan balik: Jika Anda menerima email dari GoDaddy dengan baris subjek GoDaddy Payments Chargeback Notification , segera balas email ini dengan menyertakan semua informasi terkait transaksi yang disengketakan.

Info selengkapnya

• Pelajari lebih lanjut tentang cara menyengketakan tagihan balik .
• Lihat transaksi saya , termasuk status transaksi.
• Mengapa kartu kredit pelanggan saya ditolak?